Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Quién es responsable de sus datos

Responsable de la base de datos: Juan Carlos Hernández Vargas, persona física, agente de seguros independiente y exclusivo del Instituto Nacional de Seguros (en adelante, "el AGENTE").

• Licencia SUGESE: 08-1318 · Código de agente INS: 110113

• Domicilio: San José, Costa Rica. Mata Redonda, Barrio La Nunciatura, Calle 78

• Correo para asuntos de datos personales: jhernandez@segurosdelins.com

• WhatsApp: 8822-1348

Esta Política se rige por la Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, Ley N.° 8968, y su Reglamento (Decreto Ejecutivo N.° 37554-JP y sus reformas), bajo la supervisión de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), órgano adscrito al Ministerio de Justicia y Paz.

2. Qué datos recopilamos

2.1 Datos que usted nos proporciona

Según el trámite que solicite, se recogen los siguientes datos, todos ellos obligatorios para poder atender su solicitud:

• Cotización de seguros en general: nombre, correo electrónico y teléfono.

• Seguro de viaje: además, fechas de viaje, destino, edad o fecha de nacimiento y cantidad de viajeros.

• Seguro de automóvil: además, marca, modelo, año, valor del vehículo y uso.

• Seguros comerciales: además, actividad de la empresa, cédula jurídica y datos de contacto.

• Contacto y consultas: nombre, medio de contacto y contenido de la consulta.

De forma opcional, y solo si usted lo autoriza expresamente, se utilizan su correo electrónico y su número de teléfono para enviarle comunicaciones comerciales.

Consecuencia de no suministrar los datos obligatorios: no será posible generar la cotización, tramitar la solicitud ni brindar la asesoría requerida. No suministrar los datos opcionales no afecta en nada el servicio.

2.2 Datos que se recogen automáticamente

Este Sitio Web está desarrollado sobre la plataforma Google Sites, e incorpora la herramienta de medición Google Analytics. Al navegar, se recogen de forma automática y agregada: tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas, tiempo de permanencia, origen aproximado de la visita y país o región.

Estos datos se utilizan únicamente con fines estadísticos, para entender qué contenidos son útiles y mejorar el Sitio Web. No se emplean para identificarlo individualmente, no se cruzan con los datos que usted suministra en los formularios, y no se usan para construir perfiles publicitarios.

En la cláusula 6 se explica en detalle qué cookies se utilizan y cómo puede usted impedir esta recolección.

2.3 Datos sensibles

El artículo 9.1 de la Ley N.° 8968 considera datos sensibles los que revelen el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las convicciones religiosas, espirituales o filosóficas, así como los relativos a la salud, la vida y la orientación sexual, entre otros. Su tratamiento requiere consentimiento expreso y una justificación reforzada, y nadie está obligado a suministrarlos.

El AGENTE no solicita datos sensibles a través de los formularios de este Sitio Web.

Cuando un producto de seguro requiera información relativa al estado de salud —por ejemplo, en seguros de personas, de gastos médicos o de viaje—, dicha información se tramita directamente ante el Instituto Nacional de Seguros mediante sus formularios, declaraciones de salud y canales oficiales, sujeta a la política de privacidad de esa entidad, y con el consentimiento expreso e informado del titular.

Si en el marco de una asesoría el usuario decide comunicar voluntariamente al AGENTE información relativa a su salud, esta se tratará con carácter estrictamente confidencial, se usará únicamente para orientar la recomendación de producto y para tramitar la solicitud ante el INS, y no se conservará más allá de lo necesario para esa finalidad.

3. Para qué usamos sus datos

Sus datos personales se tratan exclusivamente para las siguientes finalidades:

a) Finalidades necesarias para el servicio solicitado

1. Elaborar y enviarle cotizaciones de seguros.

2. Brindarle asesoría sobre coberturas, exclusiones, primas y condiciones.

3. Gestionar la solicitud, emisión, modificación, renovación o cancelación de pólizas ante el INS.

4. Acompañarlo en la presentación y seguimiento de reclamos y siniestros.

5. Atender sus consultas, quejas y reclamos.

6. Enviarle avisos operativos: vencimiento de póliza, cobros pendientes, documentación requerida, cambios en su cobertura.

b) Finalidades de cumplimiento legal

7. Cumplir las obligaciones que la normativa impone al AGENTE como intermediario de seguros (Ley N.° 8653, Ley N.° 8956, acuerdos de la SUGESE), incluida la conservación de expedientes.

8. Atender requerimientos de autoridades competentes.

9. Cumplir la normativa aplicable en materia de prevención de legitimación de capitales, cuando corresponda.

c) Finalidad opcional — requiere su consentimiento separado

10. Enviarle información comercial sobre productos de seguro, promociones y contenidos de interés.

Su consentimiento para esta finalidad es voluntario, se otorga mediante casilla específica no premarcada en los formularios, y puede revocarlo en cualquier momento sin que ello afecte los servicios que ya tiene contratados.

d) Medición estadística del Sitio Web

11. Conocer, de forma agregada y no identificable, cuántas personas visitan el Sitio Web y qué contenidos consultan, con el único fin de mejorarlo. Véase la cláusula 6 para conocer cómo excluirse.

Sus datos no se utilizarán para finalidades distintas a las aquí declaradas sin obtener previamente su consentimiento.

4. Base legal del tratamiento

El tratamiento se fundamenta en:

• Su consentimiento expreso e informado, otorgado mediante casilla de aceptación específica en los formularios de cotización y contacto del Sitio Web (artículo 5.2 de la Ley N.° 8968);

• La ejecución de la relación de intermediación de seguros que usted solicita;

• El cumplimiento de obligaciones legales del AGENTE frente al INS, la SUGESE y demás autoridades.

El consentimiento otorgado en los formularios se documenta registrando la fecha y hora de envío, junto con las finalidades marcadas, conforme a lo previsto en la Ley N.° 8454 sobre documentos electrónicos.

Respecto de las cookies estadísticas, y por las limitaciones técnicas de la plataforma en que está construido el Sitio Web, el AGENTE no puede ofrecer un mecanismo de aceptación previa dentro del propio sitio. Por esa razón ha optado por: limitar la medición a datos agregados y no identificables, informarlo de forma destacada en esta Política y en el pie de página, y poner a su disposición los mecanismos de exclusión descritos en la cláusula 6. Si usted no desea ser incluido en esta medición, puede impedirlo antes de continuar navegando.

5. Con quién compartimos sus datos

El AGENTE no vende ni comercializa sus datos personales. Los comparte únicamente con:

5.1 Instituto Nacional de Seguros (INS)

Es la entidad aseguradora. Cuando usted solicita una cotización o contrata una póliza, sus datos se transmiten al INS, que los trata como responsable independiente conforme a sus propias políticas. Esta transmisión es indispensable para que exista el servicio.

5.2 Autoridades competentes

SUGESE, Ministerio de Hacienda, autoridades judiciales y demás entidades, cuando exista un requerimiento legal.

5.3 Proveedores tecnológicos (encargados de tratamiento)

Actúan por cuenta del AGENTE y bajo sus instrucciones:

• Google LLC — Google Sites (alojamiento del sitio), Google Forms (formularios de cotización), Google Analytics (medición estadística), correo electrónico y almacenamiento. Tratamiento en Estados Unidos y otros países.

• Meta Platforms — WhatsApp Business como canal de contacto y asesoría. Tratamiento en Estados Unidos y otros países.

• Gmail — envío de comunicaciones comerciales.

Cuando usted completa un formulario de cotización, sus respuestas se almacenan en la cuenta de Google Workspace del AGENTE, protegida con verificación en dos pasos y accesible únicamente por él.

5.4 Transferencia internacional de datos

Al utilizar los servicios anteriores, sus datos pueden ser tratados fuera de Costa Rica, principalmente en los Estados Unidos de América y en la Unión Europea.

El artículo 14 de la Ley N.° 8968 exige que el titular haya autorizado expresa y válidamente la transferencia. Por ello, la casilla de aceptación de los formularios del Sitio Web menciona la transferencia internacional de forma específica, y no se entiende otorgada por la sola aceptación general de esta Política.

El AGENTE selecciona proveedores que ofrecen garantías contractuales y técnicas de confidencialidad y seguridad, y les exige tratar los datos únicamente para las finalidades encomendadas.

6. Cookies y tecnologías de seguimiento

6.1 Qué son

Las cookies son pequeños archivos que se almacenan en su dispositivo al visitar un sitio web y permiten reconocerlo en visitas posteriores.

6.2 Cookies que utiliza este Sitio Web

• Técnicas o necesarias (origen: Google Sites) — funcionamiento básico, seguridad y navegación del sitio.

• Analíticas (origen: Google Analytics) — medir visitas y comportamiento de forma agregada para mejorar el sitio.

Este Sitio Web no instala cookies publicitarias propias ni etiquetas de remarketing. El AGENTE no construye audiencias publicitarias a partir de su navegación en este sitio.

Los contenidos incrustados de terceros —como formularios de Google, mapas o videos— pueden instalar sus propias cookies, sujetas a las políticas de sus respectivos proveedores.

6.3 Transparencia sobre la plataforma

Este Sitio Web está construido sobre Google Sites. Por las características técnicas de esa plataforma, no es posible instalar un panel de configuración de cookies dentro del propio sitio que permita activarlas o desactivarlas selectivamente antes de navegar.

El AGENTE prefiere decírselo con claridad, en lugar de mostrar un aviso que no tendría efecto real. Para compensarlo:

• la medición se limita a datos agregados y no identificables;

• se han desactivado las funciones de Google Analytics que permiten segmentación publicitaria, señales entre dispositivos y recolección de ubicación detallada;

• el período de conservación de los datos analíticos se ha fijado en el mínimo que ofrece la herramienta;

• los datos de medición no se comparten con los productos publicitarios de Google para personalización de anuncios.

6.4 Cómo excluirse de la medición

Usted puede impedir por completo la recolección analítica, en cualquier momento y sin afectar el uso del Sitio Web:

1. Complemento oficial de Google: instale el complemento de inhabilitación para navegadores de Google Analytics, disponible en tools.google.com/dlpage/gaoptout. Bloquea la medición en este y en cualquier otro sitio.

2. Desde su navegador: bloquee o elimine las cookies de terceros en la configuración de Chrome, Safari, Firefox o Edge. La mayoría de los navegadores permite además bloquear todas las cookies de un sitio concreto.

3. Modo de navegación privada o bloqueadores de rastreo: navegadores como Safari, Firefox y Brave bloquean estas cookies por defecto.

Excluirse no limita en absoluto el acceso al Sitio Web ni la posibilidad de solicitar cotizaciones o asesoría.

Información adicional sobre el tratamiento que Google realiza cuando usted usa sitios de sus socios: policies.google.com/technologies/partner-sites

6.5 Sobre nuestros anuncios

El AGENTE realiza publicidad en el buscador de Google. Esa publicidad se dirige a personas que buscan términos relacionados con seguros; no se basa en su navegación previa en este Sitio Web, y este sitio no alimenta listas de remarketing.

7. Cuánto tiempo conservamos sus datos

• Cotizaciones que no se concretan: [24] meses desde el último contacto.

• Expedientes de pólizas contratadas: [10] años desde la terminación de la póliza, por obligaciones legales y de prescripción.

• Consultas y comunicaciones: [24] meses desde su cierre.

• Datos de contacto para fines comerciales: hasta que usted revoque su consentimiento.

• Datos analíticos agregados: 2 meses, el período mínimo que permite Google Analytics.

Estos plazos se ajustan al artículo 6.1 de la Ley N.° 8968, conforme al cual no se conservarán datos personales que puedan afectar de cualquier modo a su titular una vez transcurridos diez años desde la fecha de ocurrencia de los hechos registrados, salvo disposición normativa especial.

Cumplidos los plazos, los datos se eliminan o se anonimizan de forma irreversible, salvo que exista una obligación legal de conservarlos por más tiempo.

8. Sus derechos

El artículo 7 de la Ley N.° 8968 le reconoce los siguientes derechos:

• Acceso — conocer qué datos suyos tenemos, con qué finalidad y a quiénes se han comunicado.

• Rectificación — corregir datos inexactos, incompletos o desactualizados.

• Supresión — solicitar que se eliminen sus datos cuando no exista obligación legal de conservarlos.

• Consentir o no la cesión — decidir si sus datos pueden comunicarse a terceros, en los casos en que la ley lo permite.

Adicionalmente, usted puede:

• Revocar el consentimiento — retirar en cualquier momento el consentimiento otorgado, en particular para fines comerciales y para las cookies analíticas. Al hacerlo, cesa el tratamiento correspondiente hacia el futuro.

• Denunciar — acudir ante la PRODHAB si considera que sus derechos no han sido atendidos.

8.1 Cómo ejercerlos

Envíe su solicitud a jhernandez@segurosdelins.com, indicando:

1. su nombre completo y un medio de contacto;

2. copia de su documento de identidad, únicamente para verificar su identidad;

3. el derecho que desea ejercer y una descripción clara de su solicitud.

8.2 Plazos de respuesta

• Acceso, rectificación y supresión: dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, conforme al artículo 7 de la Ley N.° 8968.

• Revocación del consentimiento: el AGENTE confirmará el cese del tratamiento dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, conforme al artículo 9 del Reglamento (Decreto Ejecutivo N.° 37554-JP).

El ejercicio de estos derechos es gratuito.

8.3 Limitaciones

El AGENTE podrá conservar determinados datos, pese a una solicitud de supresión, cuando exista una obligación legal o regulatoria de conservación —por ejemplo, expedientes de pólizas exigibles por el INS o la SUGESE— o cuando sean necesarios para el ejercicio o la defensa de reclamos. En tal caso, se le informará el motivo y el plazo aplicable.

9. Baja de comunicaciones comerciales

Puede dejar de recibir comunicaciones comerciales en cualquier momento:

• escribiendo a jhernandez@segurosdelins.com con el asunto "BAJA";

• respondiendo "BAJA" al mensaje de WhatsApp;

• haciendo clic en el enlace de cancelación, cuando el correo lo incluya.

La baja se hará efectiva y le será confirmada en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, conforme al artículo 9 del Reglamento de la Ley N.° 8968. Esto no afecta los avisos operativos relacionados con las pólizas que usted tenga vigentes —vencimientos, cobros, documentación—, que forman parte del servicio contratado.

10. Seguridad de la información

El AGENTE aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger sus datos contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación indebida, entre ellas:

• cifrado del Sitio Web mediante certificado HTTPS/TLS;

• alojamiento en la infraestructura de Google Workspace, con sus estándares de seguridad y respaldo;

• verificación en dos pasos activada en todas las cuentas del AGENTE;

• acceso a las respuestas de los formularios limitado exclusivamente al AGENTE;

• no se descargan ni almacenan bases de datos de clientes en dispositivos sin protección.

Ningún sistema es completamente infalible. El AGENTE no puede garantizar la seguridad absoluta de la información transmitida por Internet, pero se compromete a actuar diligentemente y a revisar sus medidas de forma periódica.

10.1 Notificación de incidentes

Conforme al artículo 38 del Reglamento de la Ley N.° 8968 (Decreto Ejecutivo N.° 37554-JP), en caso de detectarse cualquier irregularidad en el tratamiento o almacenamiento de sus datos personales —pérdida, destrucción, extravío o acceso no autorizado—, el AGENTE se lo comunicará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al momento en que ocurrió la vulnerabilidad, e informará a la PRODHAB cuando corresponda.

11. Menores de edad

El Sitio Web no está dirigido a personas menores de dieciocho (18) años y el AGENTE no recoge intencionalmente sus datos personales.

Cuando un producto de seguro involucre a una persona menor de edad como asegurada o beneficiaria, sus datos deben ser suministrados por quien ejerza la patria potestad o la representación legal, quien declara contar con la facultad para hacerlo. Lo anterior conforme al artículo 5.2 de la Ley N.° 8968 —que admite el consentimiento del titular o de su representante—, al Código de la Niñez y la Adolescencia y a las normas de capacidad del Código Civil.

Si usted considera que un menor de edad nos ha suministrado datos sin autorización, escríbanos a jhernandez@segurosdelins.com y procederemos a eliminarlos.

12. Enlaces a sitios de terceros

El Sitio Web contiene enlaces a sitios de terceros, principalmente a www.grupoins.com.

Cuando usted accede a esos sitios, sale del dominio del AGENTE y sus datos pasan a regirse por la política de privacidad de esa entidad. El AGENTE no controla ni asume responsabilidad por el tratamiento de datos que realicen terceros. Le recomendamos revisar sus políticas antes de suministrar información.

13. No procesamos pagos

El AGENTE no recibe, no procesa, no administra ni almacena datos de tarjetas de crédito o débito, cuentas bancarias ni fondos de los usuarios.

Todo pago relacionado con la contratación de un seguro se realiza directamente en la plataforma del Instituto Nacional de Seguros o en sus canales autorizados, bajo las medidas de seguridad de esa entidad.

14. Registro ante la PRODHAB

El AGENTE trata los datos personales que recibe exclusivamente para las finalidades declaradas en esta Política, y no los distribuye, difunde ni comercializa a terceros con fines distintos a los aquí indicados.

El artículo 21 de la Ley N.° 8968 sujeta a inscripción ante la PRODHAB las bases de datos administradas con fines de distribución, difusión o comercialización; el Reglamento, tras su reforma mediante el Decreto Ejecutivo N.° 40008-JP, precisó el alcance de esa obligación respecto de las bases de uso interno.

15. Cambios a esta Política

Esta Política puede ser actualizada para reflejar cambios normativos, tecnológicos o en la operación del AGENTE. La versión vigente estará siempre publicada en esta dirección, con su fecha de última actualización.

Cuando los cambios sean sustanciales y afecten las finalidades del tratamiento, se le informará por correo electrónico y, cuando la ley lo requiera, se le solicitará un nuevo consentimiento.

16. Contacto y autoridad de control

Consultas sobre esta Política o sobre el tratamiento de sus datos: jhernandez@segurosdelins.com

Autoridad de control en materia de protección de datos: Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), Ministerio de Justicia y Paz, Costa Rica — www.prodhab.go.cr

Supervisión de la actividad aseguradora: Superintendencia General de Seguros (SUGESE) — www.sugese.fi.cr